Ein Kunde hat bei Ihnen gekauft? Für Sie ist das natürlich ein guter Grund, sich zu freuen, denn Sie konnten sich von den übrigen Marktteilnehmern abheben. Doch jetzt wird es eigentlich erst richtig spannend, denn der Versand muss vorbereitet werden. Und hier kommen sie zum Tragen: die Versandkosten. Dazu gehören neben den Zahlungsabwicklungs- und Personalkosten vor allem auch die Portokosten. Und gerade bei Letzteren können Sie durchaus sparen. Doch wie lassen sich Portokosten sparen und was müssen Sie dafür wissen? Unser Ratgeber hilft Ihnen dabei, den Versand so günstig wie möglich zu gestalten.

Portokosten für Brief- und Paketsendungen

Um die Portokosten für Ihre Sendungen ermitteln zu können, müssen Sie folgende Punkte zum versendenden Objekt wissen:

• Form sowie Maße des zu versendenden Produkts (z. B. runde oder eckige Form)
• Gewicht des Versandguts
• Art des Produkts (z. B. „normale“ Waren oder gebundene Druckprodukte)

Die folgende Übersicht zeigt die gängigen Portokosten für Brief- und Paketsendungen:

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Die Alternative für flache Produkte: Maxi- und Großbrief

Nicht in jedem Fall sind Päckchen oder Pakete eine gute Wahl. Gerade sehr flache Produkte (z. B. Comics, CDs) können auch mit einem Groß- oder Maxibrief versendet werden. Dadurch lassen sich zum Teil erheblich Portokosten sparen.
Für den Großbrief mit einer maximalen Höhe von 20 mm eignen sich Versandtaschen, für den Maxibrief mit 50 mm Höhe Versandkartons.

Wichtig ist, dass lediglich die Mindest- und Maximalanforderungen in Bezug auf Größe und Gewicht eingehalten werden. Bei der Beschriftung ist die Maschinenlesbarkeit nicht notwendig, so dass die Beschriftung auch mit Hand möglich ist.

Die Anforderungen sind:

• Mindestmaße L x B: 100 x 70 mm
• Höchstmaße L x B: 353 x 250 mm
• Maximale Höhe: 20 mm (Großbrief), 50 mm (Maxibrief)
• Maximales Gewicht: 500 Gramm (Großbrief), 1.000 Gramm (Maxibrief)

Für die optimale Ausnutzung der maximalen Maße empfehlen sich Versandverpackungen mit Maßen „hart an der Grenze“.

Favorit für sämtliche Druckprodukte: Die Büchersendung

Laut Bundesverband E-Commerce und Versandhandel Deutschland e. V. (bevh) gehören Bücher zu den beliebtesten Artikeln im Online-Shopping. Dafür und auch für Broschüren eignet sich zur Einsparung von Portokosten die Versandart „Büchersendung“, der neben dem eigentlichen Artikel nur noch die Rechnung oder ein Werbeflyer beigelegt werden darf. Die Deutsche Post öffnet und kontrolliert diese Sendungen regelmäßig stichprobenartig, um Missbrauch zu vermeiden. Eine Maschinenlesbarkeit ist nicht erforderlich, so dass die Anschrift auch per Hand aufgeschrieben werden kann.

Die Anforderungen an Büchersendungen sehen wie folgt aus:

• Mindestmaße L x B: 100 x 70 mm
• Höchstmaße L x B: 353 x 300 mm
• Maximale Höhe: 150 mm
• Maximales Gewicht: 500 Gramm (Groß), 1.000 Gramm (Maxi)
• Aufschrift „Büchersendung“ oberhalb der Anschrift

Für höhere Produkte bis 500 Gramm: Die Warensendung

Verkaufen Sie keine Bücher, sondern Produkte, die zwar leicht sind, aber höher als 50 mm? Dann stellt die Warensendung eine gute Alternative dar. Wie schon bei der Büchersendung gilt hier ein offener Versand und es erfolgen stichprobenartige Kontrollen. Besonders leichte Sendungen können mit der „Warensendung kompakt“ (bis 50 g), schwerere mit der „Warensendung groß“ (bis 500 g) versendet werden. Dabei bleibt die Warensendung günstiger als Maxibrief oder Päckchen. Auch hier entfällt die Notwendigkeit der Maschinenlesbarkeit.

Die folgenden Anforderungen müssen bei der Warensendung eingehalten werden:

• Mindestmaße L x B: 100 x 70 mm
• Höchstmaße L x B: 353 x 300 mm
• Maximale Höhe: 150 mm
• Maximales Gewicht: 50 Gramm (kompakt), 500 Gramm (groß)
• Aufschrift „Warensendung“ oberhalb der Anschrift

Portokosten sparen bei Päckchen, Paketen und Versandrohren

Sie verkaufen Waren, die in der Regel schwerer als 1 kg, höher als 150 mm oder sogar rollenförmig sind? Dann kommen nur Päckchen, Paket oder Versandrohr als mögliche Versandart in Frage. Wenn Sie die Versandart dabei geschickt auswählen, können Sie aber auch hier Portokosten sparen.

Gerade beim Versand von Rollen lässt sich durchaus Geld einsparen. Diese werden nämlich aufgrund des umständlicheren Handlings nur mit einem Zuschlag von 1,50 EUR befördert. Mit zwei Alternativen kann dieser Zuschlag umgangen werden:

1. lange, quaderförmige Verpackung (also Wahl eines „eckigen“ Versandrohrs)
2. Verwendung von Rohrmanschetten zur Sicherung gegen Wegrollen